Les étapes à suivre pour réussir son déménagement d’entreprise

Notez qu’avant tout déménagement le volet social est primordial. Les différents organes représentatifs du personnel, s’ils existent au sein de l’entreprise, et également les salariés, doivent être consultés, informés et dans certains cas, donner leur consentement (clause de mobilité du contrat de travail).

Nos conseils ci-après traitent principalement des aspects techniques et pratiques du déménagement. Voici ce que vous devez savoir pour un déménagement professionnel réussi.

Trouver le local idéal pour votre société grâce aux annonces en ligne ou agences

Le déménagement peut se décider pour diverses raisons, comme pour rendre les locaux plus accessibles en transport, trouver des locaux plus confortables en terme d’espace et d’équipements, trouver des locaux adaptés à l’évolution de l’entreprise (augmenter la surface ou la réduire), trouver des bureaux moins chers, changer de quartier, etc. Avant d’entreprendre toute démarche, il faut aussi tenir compte du délai de préavis à donner pour quitter les locaux actuels. S’agissant d’une entreprise, ce délai peut être important (3, 6 mois, un an, voire plus). Parallèlement, il convient de prendre contact avec des agences spécialisées en immobilier d’entreprise ou consulter les sites d’annonces immobilières d’entreprise, pour trouver les locaux de vos rêves.

Astuce : avant toute signature, pensez à faire réaliser un audit complet des nouveaux locaux pour éviter les mauvaises surprises et faire évaluer ainsi son état général par des experts (incendie, sécurité, etc.).

Démarcher des sociétés spécialistes et certifiées en déménagement d’entreprise

Le prix du déménagement d’une société pèse pour beaucoup dans la décision de déménager les locaux. Quand le lieu est arrêté, il convient de solliciter auprès de différents sociétés de déménagements des devis, notamment des déménageurs spécialistes en déménagement de sociétés. Cela permettra de comparer les prestations proposées et de choisir le meilleur déménageur en terme de rapport qualité/prix. Le prix tiendra compte du volume des matériels (bureaux, dossiers, archives, ordinateurs, etc.), de la distance et des contraintes liées aux deux locaux (sans ascenseur, locaux exigus, lieu difficile d’accès, etc.).

Astuce : en fonction de votre activité, certaines saisons seront plus propices que d’autres pour un déménagement. Évitez de déménager dans une période de grande affluence pour votre activité.

Demander aux différents prestataires, notamment fournisseur d’électricité, de rendre les nouveaux locaux fonctionnels

La délocalisation de la société ne doit pas gêner son activité. Ainsi, il faut prévoir de rendre fonctionnels les nouveaux locaux avant même l’arrivée des collaborateurs. Il faut donc s’assurer que les différentes compagnies distributrices (eaux, électricité, gaz, téléphone, etc.) et les différents prestataires informatique et internet sont avisés de la date à laquelle les différents branchements doivent être en service dans les nouveaux locaux. Si vous voulez changer de prestataire, par exemple d’électricité, c’est l’occasion de demander des devis pour trouver un contrat qui répondra aux besoins de la société dans son nouvel emplacement. Anticiper ces démarches, permet d’éviter un chômage technique des salariés et ainsi un ralentissement de l’activité commerciale.

Astuce : prévoyez d’arrêter les contrats liés aux anciens locaux, une fois que votre entreprise est bien installée dans le nouveau local.

Que faire de votre mobilier de bureau ?

La quantité de mobilier de bureau jetée par les entreprises lors d’un déménagement augmente chaque année. Pourtant, ces déchets d’ameublement sont en grande partie encore utilisables. Pour lutter contre le gaspillage du mobilier de bureau, Adopte Un Bureau propose de racheter le mobilier professionnel des grands groupes qui déménagent, pour le revendre au tiers du prix neuf aux startups, PMEs, associations… La startup propose aussi deux autres solutuions : un modèle de location de mobilier et un modèle de vente de mobilier neuf avec des prix de rachat garantis à l’avance à 3 ans, 5ans et 10 ans. Les entreprises qui font apppel à adopteunbureau bénéficient aussi d’un service de livraison et d’installation.

Pour résumer, Adopte Un Bureau c’est une solution complète car simple, accessible et éco-responsable

Prévenir et fidéliser les clients, fournisseurs et partenaires

L’aspect commercial est également un facteur crucial lors d’un changement de locaux. L’activité de la société ne doit pas être mise en péril à cause de la délocalisation envisagée. Ainsi, si la décision de déménager devient concrète, il faut prévenir un amont les différents clients et fournisseurs (le délai dépendra de l’activité, de la relation avec les clients, de la nouvelle distance imposée, etc.). Un déménagement ne doit pas exclure l’éventualité d’une perte de clientèle d’origine, mais avec l’objectif d’en acquérir une nouvelle.

Astuce : après le déménagement, n’hésitez pas à inaugurer les locaux en invitant différents partenaires pour renforcer les liens.

Enfin, plus généralement, déménager une entreprise peut être complexe. Pour une société de grande taille, il faut prévoir certainement l’embauche en CDD d’une ou deux personnes pour assister dans les différentes démarches et formalités qui doivent être entreprises, prévoir le budget en établissant un cahier des charges, préparer et superviser le déménagement des matériels et assurer les échanges avec les différents prestataires qui doivent intervenir. Il faudra se mettre en règle notamment vis-à-vis des impôts, organismes de prévoyance retraite et cotisations salariales, Sécurité Sociale, URSSAF, Inspection du travail, CNIL (si besoin), etc.

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